日本でも利用者が増えているドキュメント作成アプリのNotion。 様々な使い方ができ、大変優秀なアプリです。 しかし使い方のバリエーションが多すぎて、 どう使えばいいのかわからない方もいるのではないでしょうか。
この記事では初心者向けにおすすめなNotionの使い方をご紹介していきたいと思います。
Notionが人気の理由
まずはNotionが人気の理由を見てみましょう。
様々な端末で利用できる
現在、web版・デスクトップ版・モバイル版があり、スマートフォンやタブレットでも利用できます。 モバイル版でも操作のしやすさはweb版と大差がなく、使いやすいです。 その為デバイスが異なってもデータをすぐに同期することができます。
リアルタイムで共同編集ができる
Notionは共同編集がしやすく作られたツールです。
作成したページは他のユーザーと共有すれば共同編集が行えます。
少数のユーザーと共有する場合はshere機能で共有リンクを発行する使い方と
ワークスペースによって複数人で共有する使い方を選ぶことができます。
Googleドキュメントのコメント機能と同じように、Notionでは「＠名前」の形式で
同時編集したい相手にコメントを通知させられるため、
同じ空間に居ない他のユーザーともタイムラグが少ない環境で共同編集が行えます。
また異なるデバイスからの同時編集も可能なので、デスクトップPCとタブレット等別端末からの編集が行えます。
他ツールからのインポートが簡単
他ツールからのインポートが簡単に行えるので
他のドキュメント作成ツールやプロジェクト管理ツールを使っている場合でもすぐに情報をまとめることができます。
ドキュメント上でデータベースを作成できる
データベース機能を使うとテーブルの横列を追加して、Webサイトに訪問したユーザーの情報や、
インプットした情報、プロジェクトの情報などを表形式で管理できます。
テーブル、ボード、リスト、タイムライン、カレンダー、ギャラリーの6つから表示形式を選べるようになっています。
タスク管理等でデータベース機能を使う場合は優先度を可視化できるタグの設定も行えます。
AI機能を搭載
AI機能搭載しており、重要なことを30秒で要約してもらうことができます。
またワンクリックで文章校正や翻訳、語調の変更まで行うことができ、テキスト作成において秀逸なAIが文章作成のアシストをしてくれます。
Notionのログインの仕方
①↑をクリックしてNotionのサイトへ
②『Notionを無料で入手』をクリック
③メールアドレス、Googleアカウント、Appleアカウントの中の好きな方法を選びます
簡単にログインができました！
Notionのおすすめの使い方
タスク管理
Notionではタスク管理がすぐにできます！ タスク管理ページの作成方法をご紹介したいと思います。
①テンプレートをクリック
②テンプレートを入手をクリック
③タスクや担当者、期限を入力することで簡単にタスク管理ができます！
社内wiki
会社のwikiを作ることで社内の重要な情報を統合することができます。
社内の誰でもアクセスできる為、最速で情報を共有できます。
福利厚生、有給休暇、経費、オフィスガイドライン、年次目標など、
最新の情報に更新し、必要なときにいつでも閲覧ができます。
リンク集
作業に必要なリンクを一つの場所にまとめておくことで効率をあげることができます。 左のテンプレートの項目の中のクイックメモで作成してみます。
①＋をクリックするとリンクの埋め込み方が選択できます。今回は見出し１を選びました。
②埋め込みを作成するを選択します。
③リンクの埋め込みができました！
このように簡単にリンク集を作ることができます。 リンクの仕方はテキストのみにするか、大きな見出しをつけるか等選択肢が豊富です。
議事録作成
ミーティングの議事録もテンプレートが用意されているので簡単にできます。
①テンプレートの中のミーティングを選択します。
②作成日時や作成者は自動で入力されます。
Notionを使えば、複数人ですぐに共有することができます。
まとめ
初心者でもすぐにできるNotionの使い方をご紹介しました。 Notionが気になっていたけどまだ使っていない方は試してみてはいかがでしょうか。 作業の効率が上がること間違えなしです。
